Politique de confidentialité Offra — Acheteurs
3-7-18 Shin-Yokohama, Kohoku-ku, Yokohama, Kanagawa 222-0033, Japan
Numéro d'immatriculation: 8020001115655
customer@rubik.co.jp
Révision du 25 septembre 2026. La date d’effet figure sur les écrans de publication et de consentement présentant cette version. L’application aux transactions existantes suit les dispositions relatives aux modifications.
Conditions générales Offra — Acheteurs · Mentions commerciales japonaises et informations sur les transactions B2B
1. Responsable de traitement
Cette politique explique le traitement des données personnelles des Acheteurs d’Offra et de leurs représentants.
Le responsable du traitement est Rubik KK (dénomination japonaise : ルービック株式会社), 3-7-18 Shin-Yokohama, Kohoku-ku, Yokohama, Kanagawa 222-0033, Japon ; numéro de société 8020001115655. Contact : customer@rubik.co.jp. Dans cette politique, « nous » désigne Rubik. Bien qu’Offra soit un service professionnel, les lois applicables protègent les données des représentants, employés, entrepreneurs individuels et autres personnes physiques.
Représentant de la société : Naoki Fujimoto.
2. Données traitées
Nous recueillons, dans la mesure nécessaire :
- Les données du compte et de l’entreprise : nom, fonction et pouvoirs, courriel professionnel, téléphone, langue, raison sociale, numéro d’immatriculation, numéro de TVA, adresse professionnelle, logo, informations d’authentification et preuves de prise de connaissance ou d’acceptation des politiques et conditions.
- Les données de vérification : immatriculation et numéro de TVA, preuve de la finalité professionnelle de l’achat et de l’habilitation du personnel, résultat de l’inscription, réponses aux demandes complémentaires, faits concernant des abus présumés et résultats de leur examen. Les pièces d’identité ne sont demandées que si nécessaire, par un moyen sécurisé. Ne transmettez pas de données sensibles ou d’identifiants nationaux inutiles.
- Les données commerciales : demandes, offres, messages de négociation, photos et pièces jointes, commandes, prix, devises et frais, horodatages d’acceptation, identifiants et états des paiements, remboursements et contestations bancaires, évaluations, réclamations et historique de traitement.
- Les données de paiement et de livraison : connexion, vérification et état des versements Stripe, adresses et contacts de livraison, numéros de suivi et état de livraison, et état des paiements et remboursements de l’acheteur et informations nécessaires au rapprochement. Les numéros complets de carte et codes de sécurité sont traités directement dans l’interface de paiement Stripe et ne sont pas conservés par Offra. Offra peut recevoir les identifiants nécessaires, l’état du paiement, la marque et les quatre derniers chiffres de la carte.
- Les données techniques : adresse IP, horodatages, journaux d’accès, d’actions et d’erreurs, identifiants de session, informations sur le navigateur et l’appareil et informations nécessaires à la sécurité.
Les sources comprennent la personne concernée, l’administrateur de son entreprise, les cocontractants, Stripe, les transporteurs et prestataires de suivi ainsi que les registres publics officiels d’entreprises. Sans les données obligatoires, certaines vérifications, transactions, opérations de paiement ou livraisons peuvent être impossibles. Si vous fournissez les coordonnées d’un tiers, notamment d’un salarié ou d’un destinataire, limitez-les au nécessaire et communiquez-lui cette politique.
Lorsque nous obtenons des données auprès d’une autre source, nous fournissons à la personne les informations requises par le droit applicable. Si l’information prévue à l’article 14 du RGPD est due, nous la fournissons normalement sous un mois après l’obtention des données, ou au plus tard lors de la première communication ou divulgation si celle-ci intervient avant ; toute exception doit remplir les conditions légales. L’information donnée par un utilisateur ne nous décharge pas, à elle seule, de nos propres obligations.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Fondement lorsque le RGPD s’applique |
|---|---|
| Comptes, transactions, paiements, livraison et notifications nécessaires | Exécution du contrat ou mesures précontractuelles nécessaires lorsque la personne est elle-même partie ; pour les salariés et contacts d’une société, intérêt légitime à communiquer et à réaliser des opérations professionnelles |
| Vérification des entreprises et des pouvoirs, lutte contre la fraude, sécurité et audits | Intérêts légitimes liés à la sécurité du service B2B et à la protection de ses participants ; obligation légale applicable lorsque le droit de l’UE ou d’un État membre impose le traitement |
| Traduction facilitant les échanges commerciaux | Exécution du contrat lorsqu’elle est objectivement nécessaire à un contrat avec la personne, ou intérêt légitime à faciliter les communications professionnelles internationales ; consentement lorsqu’il est distinctement requis |
| Réclamations, remboursements, enquêtes et demandes ou défense en justice | Exécution contractuelle pertinente et intérêts légitimes liés au règlement des différends et à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits |
| Comptabilité, conservation des preuves et demandes des autorités | Obligations du droit de l’UE ou d’un État membre ; lorsque le respect du droit japonais ou d’un autre droit ne relève pas de l’article 6, paragraphe 1, point c), intérêts légitimes liés à une comptabilité et une exploitation licites et à la protection des droits |
| Fonctions facultatives ou traceurs soumis au consentement | Consentement pertinent ; le service essentiel n’est pas conditionné à un consentement inutile |
Au regard du droit japonais, ces finalités définissent nos usages ; nous satisfaisons séparément aux exigences de consentement ou autres applicables aux communications, transferts internationaux et traitements concernés. Pour l’intérêt légitime, nous évaluons la finalité, la nécessité et l’incidence sur les droits des personnes. La prise de connaissance de cette politique ne constitue pas un consentement global. Nous ne vendons pas les données personnelles et ne les utilisons actuellement pas à des fins publicitaires.
Si des catégories particulières de données ou des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions doivent être traitées, nous établissons également les conditions supplémentaires prévues aux articles 9 et 10 du RGPD, par le droit japonais et les autres règles applicables. L’intérêt légitime ne suffit pas, à lui seul, à remplir ces conditions. Nous évitons de recueillir des données sans fondement licite et isolons ou supprimons, selon le cas, les informations reçues par erreur.
4. Destinataires et sous-traitants
Les demandes publiées, descriptions et photos sont visibles par les vendeurs relevant du périmètre annoncé. Leur publication n’entraîne pas la divulgation inconditionnelle de l’adresse de livraison ou de toutes les coordonnées des collaborateurs. Les réponses aux offres et négociations sont visibles, dans la mesure nécessaire, par le vendeur concerné et les participants.
Après accord sur la transaction, les informations professionnelles, de contact et de livraison nécessaires à l’exécution, aux échanges, à l’expédition, à la douane et aux réclamations sont communiquées aux parties concernées. Les pièces d’identité, secrets d’authentification et numéros complets de carte ne sont pas divulgués de manière générale aux cocontractants. Ne renseignez pas de données personnelles inutiles, telles qu’une adresse privée, dans des champs publics. L’interface de saisie précise également les destinataires et la visibilité.
Nous et les cocontractants sommes responsables indépendants lorsque chacun détermine ses propres finalités, notamment comptabilité, livraison ou gestion des relations commerciales. Les destinataires doivent limiter leur utilisation à la transaction et aux obligations licites, sans publicité non autorisée, constitution de fichiers de contacts ni réutilisation étrangère à ces finalités. Si la relation relève effectivement de la sous-traitance ou de la responsabilité conjointe, les accords et informations nécessaires sont mis en place.
Nous recourons à Stripe pour les paiements et vérifications, à Amazon Web Services pour l’hébergement, les photos et les courriels, à OpenAI pour les traductions de l’article 4, ainsi qu’aux transporteurs et prestataires de suivi pour les livraisons, en leur communiquant les données nécessaires. L’accès est limité à leurs missions. Stripe, les transporteurs et d’autres prestataires peuvent agir comme responsables indépendants pour leurs propres obligations légales et finalités similaires ; leurs politiques applicables sont également accessibles.
Nous utilisons les contrats de protection des données requis et assurons des garanties et un contrôle appropriés. Si la loi, une demande licite d’un tribunal ou d’une autorité, ou la protection de droits le nécessite, des informations limitées peuvent être communiquées aux conseils juridiques ou comptables et autres destinataires appropriés.
Les textes sont envoyés à OpenAI pour traduire les demandes, offres et messages de transaction. N’y insérez pas de coordonnées, justificatifs d’identité, informations de paiement ou autres données inutiles à la traduction. Pour ne pas utiliser la traduction, contactez customer@rubik.co.jp avant la saisie. Nous précisons le périmètre et le moment d’une suspension disponible et les alternatives en texte original. Nous ne garantissons ni la récupération rétroactive de communications antérieures licites ni le contrôle des services de traduction utilisés indépendamment par l’autre partie.
Même lorsqu’un traitement automatisé aide l’examen, les personnes peuvent demander un réexamen humain, exposer leur situation et contester les refus importants d’inscription, restrictions de compte ou décisions relatives aux fonds. Avant toute décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou similaires significatifs, nous assurons la base légale, l’information et les garanties requises.
5. Transferts hors Union européenne
Le service reliant des professionnels de l’UE/EEE et du Japon, les données nécessaires aux transactions sont communiquées à notre société et aux cocontractants japonais. La décision d’adéquation de la Commission européenne concernant le Japon ne s’applique que dans son champ. Nous respectons les règles supplémentaires japonaises pour les données d’origine européenne concernées.
Pour les transferts et transferts ultérieurs vers les États-Unis ou d’autres pays, nous vérifions, flux par flux, la décision d’adéquation applicable, les clauses contractuelles types appropriées ou un autre mécanisme licite, et effectuons les évaluations et mesures supplémentaires requises. Nous satisfaisons également aux exigences japonaises applicables de consentement, garanties équivalentes et information.
Les pays destinataires, la description des protections ou une copie des garanties applicables peuvent être demandés au contact indiqué. Les occultations nécessaires peuvent protéger les secrets d’affaires ou les données de tiers.
6. Durées de conservation
Nous ne conservons les données que le temps nécessaire, puis les supprimons ou les rendons non identifiantes. Les durées suivantes sont des maxima habituels ; les informations devenues inutiles sont supprimées plus tôt.
| Catégorie | Durée et point de départ |
|---|---|
| Compte actif | Durée nécessaire à l’utilisation et aux échanges ; coordonnées professionnelles obsolètes corrigées ou supprimées |
| Profil ordinaire après fermeture | Au maximum trois ans après fermeture, uniquement pour les éléments nécessaires à la prévention des abus, au support ou à des finalités similaires justifiées |
| Copies des pièces d’identité de vérification | Au maximum 90 jours après la fin de la vérification ou le refus définitif ; seuls des éléments spécifiquement nécessaires à une obligation légale ou à une fraude non résolue peuvent être conservés séparément |
| Preuves du contrat, du paiement, de la livraison et de l’acceptation | En principe cinq ans après la fin de la transaction ou de la relation ; les archives légales suivent leur durée applicable |
| Factures et pièces comptables | Généralement sept ans selon le droit pertinent, dix ans pour les livres sociaux et pièces fiscales concernés ; seulement les documents nécessaires, à compter du point de départ légal |
| Réclamations, remboursements et litiges | En principe cinq ans après résolution ; pièces jointes devenues inutiles supprimées auparavant |
| Journaux techniques et de sécurité | Au maximum douze mois à compter de leur création ; preuves d’un incident isolées et soumises à la durée du dossier correspondant |
| Données temporaires de traduction | Durée nécessaire au traitement ; la durée contractuelle de conservation du prestataire et ses conditions peuvent être demandées à notre contact |
Lors de procédures précises, d’obligations légales de conservation ou d’injonctions, seules les données pertinentes sont préservées le temps nécessaire, avec accès restreint. Cela ne justifie pas une conservation indéfinie de comptes entiers. Les sauvegardes sont purgées selon leur cycle normal de remplacement ; les suppressions sont réappliquées en cas de restauration.
7. Vos droits
Selon le droit applicable et ses conditions, vous pouvez demander l’information sur les finalités, l’accès et la communication, la rectification, l’effacement ou la cessation d’utilisation, l’arrêt de la communication à des tiers, la limitation, l’opposition et la portabilité. La portabilité au sens du RGPD suppose notamment un traitement automatisé fondé sur le consentement ou un contrat avec la personne. L’opposition à l’intérêt légitime est appréciée selon sa situation particulière. Les données nécessaires aux archives légales ou à la constatation et à la défense de droits peuvent être conservées, avec explication du motif.
Le consentement peut être retiré à tout moment, sans affecter les traitements antérieurs licites. Contactez customer@rubik.co.jp. Nous vérifions l’identité de manière nécessaire et proportionnée et répondons en principe gratuitement. Tout frais exceptionnel ou refus doit avoir une base légale et être motivé.
Nous répondons normalement aux demandes RGPD sous un mois. Lorsque la loi le permet en raison de leur complexité ou de leur nombre, le délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires au maximum ; la personne en est informée, avec motifs, dans le premier mois. Les demandes relevant du droit japonais sont également traitées sans retard injustifié.
Nous contacter n’est pas une condition préalable à une réclamation auprès d’une autorité. Lorsque le RGPD s’applique, vous pouvez saisir l’autorité du lieu de votre résidence habituelle, de votre travail ou de la violation présumée. En France, il s’agit notamment de la CNIL (https://www.cnil.fr/) ; au Japon, de la Commission de protection des informations personnelles (https://www.ppc.go.jp/).
8. Cookies
Des cookies et autres technologies de stockage sur le terminal servent à la connexion, à la sécurité, aux préférences linguistiques et aux fonctions de paiement demandées. L’exemption de consentement est limitée aux finalités strictement nécessaires selon le droit applicable. La publicité, les analyses non nécessaires et les autres traitements exigeant un consentement préalable ne commencent pas sans consentement valide. La prise de connaissance de cette politique est distincte du consentement facultatif ; les modalités de refus ou de retrait sont indiquées. La désactivation des cookies dans le navigateur peut empêcher la connexion ou d’autres fonctions.
9. Sécurité
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, dont chiffrement des communications, hachage sécurisé des mots de passe, contrôle des accès, authentification à deux facteurs des administrateurs et journaux d’audit. Nous ne garantissons ni sécurité absolue ni inaltérabilité. Seuls les collaborateurs et prestataires habilités accèdent aux données nécessaires à leur mission.
En cas d’incident de données personnelles, nous enquêtons, limitons les conséquences et le documentons, puis notifions les autorités et personnes concernées lorsque la loi l’exige, dans les délais applicables.
10. Modification
Chaque révision indique sa version et sa date d’effet. Les changements substantiels sont annoncés préalablement aux personnes concernées par courriel ou un autre canal approprié. Les nouvelles finalités ou opérations nécessitant des informations ou un consentement complémentaires ne commencent qu’après satisfaction de ces exigences. Les clauses contractuelles de droit applicable ou de langue prépondérante ne limitent pas les droits impératifs de protection des données liés à cette politique.
Les versions japonaise, anglaise et française établissent les mêmes règles de fond. En cas de divergence d’interprétation persistante, le japonais sert de version de référence. Sa seule priorité n’écarte ni le droit impératif, ni les conditions particulières expressément convenues, ni les droits ou la confiance légitime juridiquement protégés résultant d’indications expresses dans une autre langue.